Office Management | Virtual Assistancy
Office
- Office Management
- Secretariële werkzaamheden
- Structurering
- Opzetten processen
- Werkmethodieken
- Ondersteuning en advies
Administratie
- Facturen in-en uitgaand
- Inboeken boekhoudsysteem
- Betalingen en herinneringen
- Declaraties
- Structurering
HR
- Salarisverwerking
- Ziekteverzuimregistratie
- WAZO/WIEG aanvragen
- Structurering en advies
- Wetgeving
- Uitjes en evenementen
Overig
- Projectondersteuning
- Grafische vormgeving
- Sparringpartner
- Vertrouwenspersoon
- Duurzame inzetbaarheid
Office
- Agenda en e-mailbeheer
Afspraken plannen en monitoren, inbox bijhouden, inbox opschonen, structureren met mappen en werkmethodiek - Telefoon en bereikbaarheid
Beantwoording telefoon of boodschappen aannemen tijdens afgesproken werkuren - Digitaal archief
Opzetten, structureren, scannen en archiveren - Correspondentie en zendingen
Verzorgen van brieven en e-mails, in-en uitgaande correspondentiesysteem, pakketdiensten regelen, transporten, douanepaklijsten en facturen. - Meetings regelen
Opzetten Teams en Zoomoverleg bij digitaal overleg, locatie regelen bij afspraken - Boeken reizen
ticket, hotel, huurauto en visum aanvragen - Notuleren
Digitaal of in persoon, opmaken verslagen en actieplannen - Deadlines
Opvolging, najagen en afsluiten acties en deadlines - Teksten
Redigeren en opmaak teksten, Powerpoint en andere presentaties, e-mail, contracten, overeenkomsten en overige correspondentie - Attenties en lief & leed
Kaart, bloemen, cadeau regelen voor relaties en collega’s
Administratie
- Facturatie
Uitgaande facturen opmaken en versturen, inkomende facturen inboeken in boekhoudsysteem, facturen archiveren - Betalingen
Verwerken in-en uitgaande betalingen - Declaraties
Invullen en verwerken - CBS enquêtes invullen
- Structureren en archivering
HR
- Salarisadministratie
Maandelijkse bijzonderheden en mutaties doorgeven, communicatie met het salarisadministratiekantoor, ontvangen loonstrookjes, overmaken lonen en verspreiden loonstroken (indien niet geautomatiseerd) - Ziekteverzuim
Meldingen ziekteverzuim in verzekeringsportal, contacten bedrijfsarts, re-integratieoverleg - WAZO en WIEG aanvragen bij UWV
- Vacatures
opmaken en uitzetten, sollicitatiegesprekken inplannen - Arbeidscontracten
Opmaken en documenteren, contact met salarisadministratiekantoor voor aan-en afmelding nieuwe medewerker - Personeelsfile
Aanmaken, structureren en bijhouden zowel digitaal en papier - On- en off boarding personeel
Communicatie bij in-en uitdiensttreding en benodigdheden als werkplek, pc, telefoon etc. - E-herkenning inlog
Aanvragen voor gebruik bij overheidsinstanties - Evenementen, uitjes en lief & leed
Organiseren, opzetten en attenties regelen - Handboek opstellen
- RI&E regelen
- BHV en overige cursussen regelen
- Opzetten en invoeren werkprocessen
- HR thema Duurzame Inzetbaarheid
Personeel langdurig fit en gezond in dienst houden
Overig
- Gastvrouw
- Projectondersteuning
- Vertrouwenspersoon
- Sparringpartner
- Grafische vormgeving
- Evenement ondersteuning
Planning, coördinatie
Sandra van Dijk
is de Office Wizard
Office Manager, Personal Assistant-PA, Directiesecretaresse, Executive Assistant, Management Assistant, Project Secretaresse, Secretaresse. Mijn werkzaamheden komen in vele benamingen. Ik bundel deze onder 1 naam; Office Wizard, afgekort Offwiz. Dit staat voor kantoortovenaar of expert. Als wizard zorg je ervoor dat alles altijd maar weer is geregeld.
Gestructureerd, betrouwbaar, rustig en representatief; woorden die volledig van toepassing zijn op mij. Aangevuld met een mix gezonde dosis humor en relativeringsvermogen. Deze eigenschappen maken dat er altijd ruimte naar elkaar gecreëerd kan worden en er daarmee altijd op een integere manier stappen vooruit worden gemaakt. Zowel zakelijk als privé past dit bij mij; een geboren Office Manager dus. Sinds 2007 heb ik de kneepjes van het vak geleerd bij multinationals, het MKB en in een start-up. Vanuit deze opgedane ervaring is SD Offwiz ontstaan. Als zelfstandig ondernemer ondersteun ik opdrachtgevers met mijn sterke punten en ervaring.
Waarom schakel je SD Offwiz in?
Je bent ondernemer, directeur of leidinggevende en je wilt je richten op dat waarvoor je bent gaan ondernemen of waarvoor je graag dat bedrijf of die afdeling wilde leiden; jouw core business. En dat is logisch. We kennen daarentegen allemaal de bekende randzaken eromheen. De inbox die volstroomt, de facturen die ingeboekt moeten worden of nu echt de deur uit moeten, de reis die geboekt moet worden, een visum regelen, een e-mail die rondgestuurd moet worden, het bloemetje dat even naar die persoon verstuurd moet worden, e-herkenning login regelen, de afspraak inplannen, een leuke activiteit regelen. Wat het ook is dat jou laat overlopen, het zorgt dat jij lang niet altijd met jouw core business bezig bent. Daarnaast lopen werk en privé wel erg veel in elkaar over…
Precies daar spring ik graag in:
Ontzorgen, werk uit handen nemen, structuur brengen, een efficiënte werkmethodiek verzinnen, de klusjes die zijn blijven liggen oppakken, even sparren.
Ik evalueer samen met jou waar de pijnpunten liggen en wat ik voor je kan doen. Dit spreken we duidelijk af en dan zorg ik ervoor dat dit geregeld wordt, zodat jij verder kunt met alle energie die er nodig is.